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Para um leigo, despesas, gastos e custos significam, na maioria das vezes, a mesma coisa: um dispêndio. Quando o estudante de Ciências Contábeis ou outra área semelhante aprende que há diferenças entre esses três termos, um dos maiores problemas, em geral, é fazer a distinção entre os mesmos.
De fato, gasto é todo dispêndio financeiro, todo sacrifício que uma entidade arca para a aquisição de um bem ou serviço. O conceito de gasto é bastante amplo. Entre alguns exemplos de gastos, podemos citar a aquisição de máquinas, equipamentos, veículos, móveis, ferramentas, etc. Um gasto pode se transformar num investimento que, sucessivamente, se torna um custo e uma despesa.
Custo é o gasto, ou seja, o sacrifício financeiro que a entidade arca no momento da utilização dos fatores de produção para a realização de um bem ou serviço. Os custos podem ser entendidos conforme o segmento da entidade. No comércio, a aquisição de mercadorias é o custo, já na indústria, ele é entendido como a aquisição de matérias-primas, insumos e mão-de-obra na produção de um bem.
As despesas estão relacionadas com os gastos usados para a obtenção de receitas. São entendidos como despesa, os gastos com salários, aluguel, telefone, propaganda, comissão de vendedores, entre outros. Na DRE (Demonstração do resultado do exercício), o “Custo das Mercadorias Vendidas” representa as despesas, embora possa haver confusão em relação à terminologia empregada. Para o autor Eliseu Martins, por exemplo, o correto deveria ser “Despesas das Mercadorias Vendidas”.