Ata

A ata tem como intencionalidade ou objetivo a realização de registros de ideias, informações e decisões tomadas por uma coletividade. É um importante e eficiente recurso para se documentar tudo o que foi discutido e deliberado em assembleias, congressos, conferências, e, principalmente, reuniões. Trata-se de um documento de caráter formal e que pode gerar efeitos jurídicos.

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Características de uma ata

A ata deve registrar tanto as discussões quanto as deliberações realizadas pelo grupo. Em regra, o texto é manuscrito em livro próprio e assinado por todos os presentes. Para que não haja perigo de fraude, o texto não é redigido em parágrafo e nem se saltam linhas, sendo, portanto, texto corrido, e as assinaturas são dispostas uma depois da outra, na sequência do texto, uma vez que a estrutura da ata não admite que haja espaços em branco.

As atas são produzidas geralmente por uma pessoa que assume um cargo específico em uma corporação, instituição, condomínio ou entidade – chamada, muitas vezes, de secretário-geral – e que possui a atribuição de escrever o texto, realizar a leitura ao final do evento, colher as assinaturas, guardar o livro ata e, se for o caso, registrar o documento em cartório.

Pode-se dizer que o gênero ata tem como uma de suas características mais interessantes a polifonia, uma vez que reúne várias vozes discursivas, por conter diversas falas transcritas e/ou adaptadas à modalidade escrita. Isso significa que, embora haja apenas uma pessoa escrevendo o texto, o efeito que se gera é o da existência de diversos autores, pois quem escreve deve contemplar a fala daqueles(as) que se manifestaram durante a reunião.

Importante! Como as atas não podem sofrer qualquer tipo de modificação posteriormente à sua redação, é fundamental que todas as possíveis correções sejam realizadas no ato da escrita, não se admitindo, portanto, rasuras ou o uso de corretivos. Diante de um possível erro de registro, expressões como “digo” ou “em tempo” são bem-vindas.

Independentemente do tipo de reunião, em todas as atas devem constar data e local de realização do evento, além de informações como a pauta que foi discutida, as decisões sobre cada ponto da reunião, bem como os assuntos mais relevantes tratados pelo grupo e as assinaturas.

Embora a estrutura textual da ata seja simples, exige-se que o(a) redator(a) domine a norma-padrão da língua portuguesa, por se tratar de texto técnico, e que também saiba articular de forma eficiente sequências narrativas e descritivas, a fim de ser fiel ao que foi exposto durante o evento.

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Como fazer uma ata de reunião formal

• A abertura da ata traz, via de regra, a data (por extenso), o local, o horário e o nome da entidade ou instituição que está reunida.
• De acordo com o estatuto de cada entidade ou instituição, deve-se registrar a legalidade da reunião, ou seja, informar se há quórum suficiente para a sua realização, se está de acordo com algum edital previamente publicado, entre outras informações importantes, como se houve ausência justificada de algum membro daquele coletivo.
• Deve-se registrar a pauta ou a ordem do dia, e as posteriores discussões realizadas sobre cada um dos pontos apresentados, bem como as deliberações pertinentes. Nesse momento, é preciso informar se houve algum tipo de votação e os seus respectivos resultados.
• No encerramento da ata, são retomados e registrados as decisões e os encaminhamentos, além das tarefas atribuídas aos integrantes do grupo. Na maioria das vezes, o(a) redator(a) da ata apresenta uma fórmula de fechamento do tipo: “Não havendo mais nada a se tratar, eu, Fulano de Tal, lavrei a presente ata, que, após ser lida e aprovada, será assinada por todos os presentes.”
• Por ser formal, esse tipo de ata é, comumente, registrada em cartório, uma vez que trata de deliberações realizadas por instituições, entidades, empresas ou até mesmo setores do poder público.

Como fazer uma ata de reunião informal

A ata simples, ou a ata de reunião informal, usualmente, traz os elementos presentes na ata formal, mas de maneira mais concisa e sem a necessidade de registro em cartório.

Assim, repete a estrutura de local, data, horário, nome das pessoas presentes ou da entidade que realizou a reunião, a pauta e as decisões que foram tomadas, as atribuições de tarefas, o registro dos acordos realizados, a fórmula de fechamento e as assinaturas dos presentes. Nessa modalidade, é comum colher assinaturas em data diferente da realização do evento.

Neste texto, foi possível entrar em contato, de forma pormenorizada, com os elementos essenciais de produção do gênero ata – importante ferramenta de registro de reuniões de diversas naturezas, com o objetivo de firmar compromissos e garantir transparência das relações coletivas.

Por Sara de Castro
Professora de Redação